Organize-se!Foi por telefone que o chamado da Priscila começou. Ela recebeu a indicação pela Loja Organizzare aqui de Natal – uma das poucas e exclusiva na venda de itens para organização. A primeira pergunta dela: “Você faz cursos, palestras, orientações sobre organização?” Sim, eu respondi. “É que acabei de me mudar e gostaria de eliminar o ‘peso morto’ de papel que tenho e que ainda está nas caixas da mudança.”  A proposta dela era ter a minha ajuda para começar o processo de separação e organização da sua papelada. E depois, seguir sozinha fazendo a finalização da arrumação, incluindo aí os livros, apostilas e álbuns de fotos da família.

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Usando algumas prateleiras do armário do quarto/ escritório do apartamento, Papelada Priscila ANTESabrimos as caixas e começamos pela triagem e separação da papelada da Priscila. Uma parte foi organizada em pastas suspensas – documentação pessoal, do marido e filha e também dos vários imóveis que há havia morado. Os outros papéis, aqueles que inevitavelmente temos que guardar, mas raramente acessamos ficariam em caixas no chamado Arquivo Inativo ou “Morto”. Para organizar o dia-a-dia dos papéis e documentos pessoais usei pastas sanfonadas pequenas tematizando as abas.

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Vejam só como ficou tudo organizado.

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Agora o trabalho segue com a organização que a Priscila fará usando as dicas e orientações repassadas, na catalogação, separação e arrumação das apostilas, livros, álbuns de fotos e material de escritório que também ficarão no espaço do quarto/ escritório.
Muitas vivas para que a Priscila siga passo a passo na busca por reduzir tempo, custos e retrabalho fazendo bom uso da organização!

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Ampliando a divulgação do “novo” trabalho em consultoria em organização.
Vejam reportagem do noticiário Bom Dia RN da TV Globo.
Assistam, comentem, curtam, compartilhem e façam divulgação ;)
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A principal função do personal organizer é ajudar as pessoas a diminuir os problemas causados pela falta de tempo e espaço na organização de ambientes de trabalho ou doméstico. O serviço envolve a avaliação, planejamento e implementação de soluções que melhorem o visual e funcionalidade de casas, apartamentos, cozinhas, escritórios domésticos (home office), escritórios empresariais, arquivos, coleções e documentação pessoal, além de tarefas como mudanças de endereço, arrumação de malas e técnicas de gerenciamento de tempo.
Reportagem Tv Globo.
O serviço começa com uma visita agendada (gratuita) para fazer o levantamento e identificação das necessidades pontuais de cada cliente. É feita uma proposta de trabalho com orçamento, onde são também inclusas orientações, sugestões e dicas para melhorar a organização. Após o aceite do cliente, o serviço é executado. Ofereço também uma manutenção trimestral do trabalho.

ANTES - CR Estante 3O Espaço Cultural Casa da Ribeira está se organizando para o aniversário de 15 anos. O “baile” só ocorrerá em Março de 2016, mas a Diretoria prevê a elaboração de um livro e para isso pediu a minha ajuda. A proposta foi organizar o depósito do arquivo que continha o histórico de mais de 15 aos de história. Somado a isto também seria organizado o arquivo administrativo e financeiro da organização. Boa parte dos documentos, livros, prestações de contas e material gráfico já estavam separados por tema. No entanto, em caixas não sinalizadas, sem ordem ou qualquer tipo de método de organização.

. . Traigem e Separação CR 1Separar tudo que é referente a cada projeto organizado pela Casa. Desde o “Na rua da casa…” ao “Cena Jovem”, depois colocar em ordem cronológica. Os documentos, projetos e material gráfico ficam em caixas e a prestação de contas em pastas. Este foi o acertado com a diretoria e esta foi a ordem dos caminhos da organização.

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Além disso previmos a instalação de desumidificadores recarregáveis [elétrico e de ambiente] para ajudar na conservação dos papéis, fotos e material gráfico. O depósito é um espaço com pouca ventilação e é muito úmido e quente. A organização ficou concentrada em 2 armários fechados e 3 estantes de aço. O material dos projetos e documentação administrativa foi colocado em caixas do tipo “arquivo morto” e as prestações de conta em pastas AZ. A sinalização ajudou a separar os tipos de documentos: fundo branco para o administrativo e fundo amarelo para o de projetos.

. Vejam como ficou:

Sala de Trabalho

ZZ Disquete (0)Mesa limpa e foco no trabalho. Esse é o objetivo de todos os que precisam pesquisar, escrever, pensar. Assim, tudo fica mais fácil. A ordenação dos móveis na Sala de Trabalho da Raquel teve este propósito. Além de otimizar o espaço de guarda dos livros, do material de escritório e laboratório, do arquivo ativo e inativo e também para poder ter mais conforto ao receber alunos, professores e outros visitantes.

Esta era a primeira visão que se tinha ao entrar na Sala ANTES e DEPOIS da re-ordenação dos móveis.

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Mais algumas fotos do ANTES. Havia na Sala: 2 estantes, 3 mesas pequenas e 1 grande, 2 armários de metal, 1 mesa de computador e 1 arquivo metálico. As pilhas de papel, livros, encadernações, caixas e outros objetos ficavam acumuladas nas estantes, mesas, armários e gavetas.

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Descarte (2)Com a organização do Memorial, Arquivos Ativo & “Morto” e dos Livros, muita coisa foi selecionada; outra parte doada e uma boa parte também teve como destino o descarte. Para descartar muitos papéis sugiro o uso de caixas de papelão para acondicionar melhor. Em uma organização como esta é comum que pastas (de diversos tipos) e caixas danificadas, riscadas, sem elástico ou rasgadas sejam separadas. Se puder, doe-as diminuindo a quantidade de lixo.

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Na mudança dos móveis, para finalizar, antes de colocá-los no lugar final, faça uma limpeza deles e do local. Faça pequenos reparos necessários e só então, coloque as coisas em seus devidos lugares com a identificação. Nesta organização da Sala, foram doadas duas mesas pequenas e reordenamos os móveis, como nas fotos abaixo:

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Pequenas mudanças, como uma reordenação de móveis, podem nos beneficiar de diversas formas: seja no aumento da produtividade, na otimização e racionalização de espaços e recursos, na redução de desperdícios e eliminação do retrabalho, reduzindo o stress e trazendo sensação de bem estar.

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Arquivo (1)A foto ao lado era do arquivo “morto” da Raquel. Anos de trabalho acumulados em pastas, envelopes e caixas. Pesquisas, leituras, disciplinas, projetos, bancas, orientações, mais leituras e coleta de dados para sua dissertação e tese…

O primeiro passo dado no caminho da organização foi a seleção de tudo isso junto com ela. Uma “pilha de papel” é literalmente uma pilha de decisões a serem tomadas. Cada papel representa pelo menos uma decisão: Devo arquivar/guardar isso? Esse tema ainda me interessa?  Jogar fora? Doar? Devolver? Repassar para um aluno/professor?

O “ufa” da Raquel ao final de 6 dias selecionando pilhas de papel foi resumido em uma frase “me sinto mais leve, agora tomarei as decisões dos meus papéis antes deles virarem uma pilha”.

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Descarte (5)Ao separar os papéis para “jogar fora”, ou seja, o que iria para o lixo, temos que ter um pouco de atenção e fazer uma rápida triagem: provas, trabalhos de alunos ou cópias de teses/dissertações devem ser trituradas e só então jogadas fora. Lembro que se você é um professor, deve guardar as provas das disciplinas lecionadas nos últimos 5 anos. Outros impressos, cujas folhas ainda estiverem boas e se impressas somente de um lado podem ser usadas como rascunho para impressões ou anotações. Vamos ser legais com o meio ambiente!
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O material separado que ficaria arquivado foi sendo colocado em novas “pilhas”, agora separadas por tema/projeto/disciplina.

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As pilhas iam se dissolvendo ao passo que os papéis iam sendo colocamos em pastas etiquetadas com subtemas e colocados dentro de caixas arquivo devidamente etiquetadas.

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Agora, com um lugar para cada papel, fica mais fácil de tomar a decisão na hora que ele chega até você, não é?

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Livros da Raquel

Livro ANTESTodos temos aquele pequeno acervo de livros, seja grande ou pequeno, em casa ou no escritório. Imagine uma professora que pesquisa, orienta e compara dados e informações? Bem, muito mais…

As vezes só eles se acham em meio a tantos títulos e vez por outra até arranjam uma cópia a mais ou precisam de uma encadernada porque não acham o exemplar que tinham certeza estar guardado naquela prateleira!

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Esse foi o pedido da Profª Raquel: “vamos classificar por tema, separar as brochuras das cópias, incluir os dados em uma planilha e deixar tudo no devido lugar. Vai ser bem mais fácil para mim e os alunos nos encontrarmos em meio a tanta informação.” E foi o que fizemos!

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A proposta não era catalogar os livros como encontramos em uma biblioteca, mas sim sistematizá-los para rápida pesquisa e deixá-los agrupados em local de fácil acesso. Além disso, esta é uma boa hora para se fazer doações de livros ou encadernações duplicadas ou que não nos interessam mais (de preferência para estudantes, bibliotecas, instituições de pesquisa). Pode-se ainda vender os que estão em bom estado para sebos/livreiros e também aos alunos/professores. Neste caso, considera-se sempre uma depreciação no valor de um novo em 40%.

Também definimos colocar as encadernações em revisteiros etiquetados com o tema para poder melhorar a sua guarda (como são mais “moles” que as brochuras tendem a ficar marcados) e com acesso mais fácil, já que não estariam mais empilhados como antes.
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Por fim, foi só organizar nas prateleiras das estantes e armário disponíveis, deixando os temas mais usados nas prateleiras mais acessíveis. Não poderíamos esquecer também de etiquetar e sinalizar tudo. Minha sugestão é deixar uma pasta tipo “L”, colada na porta interna de um dos armários, uma cópia impressa da planilha com a catalogação simples dos livros. A dica para quem empresta seus livros com frequência é manter um caderno com anotações para saída e retorno do título.
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Vejam só como ficou!

Memorial Acadêmico

 

Memorial Cópia, marcação e separação (2)Professores das universidades federais passam por progressões na carreira devido ao tempo de trabalho, nova graduação alcançada ou a combinação de produção e projetos desenvolvidos. A última destas etapas é a progressão para Professor Titular. Somente concedido aos que já possuam um Doutorado e que apresentem um Memorial Acadêmico com um resumo de toda a história acadêmica: de ensino, produção, extensão e participações institucionais.

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Memorial Cópia, marcação e separação (4)Ajudar com a organização dos documentos comprobatórios do Memorial a ser apresentado pela Professora Raquel foi o meu trabalho. Fizemos cópia de todas as declarações, produções (capítulos, artigos ou trabalhos técnicos), atestados, projetos de extensão e pesquisa e demais comprovantes de participações em eventos, bancas e orientações.

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Os documentos originais foram classificados e separados em pastas suspensas pretas ano a ano e ordenados cronologicamente. Internamente os documentos foram sub-classificados em temas principais: atuação profissional, bancas, projetos, produções, orientações, eventos e outros. ParaMemorial Arquivo  #1 isso, usamos pastas plásticas do tipo “L” na cor fumê. Todas as pastas devidamente identificadas. Toda a vida acadêmica (1978-2014) ficou contida em uma gaveta de um arquivo metálico.

As revistas, livros, anais de eventos, produção técnica e outras publicações com a participação/ autoria da Raquel foram devidamente marcados e separados.

Ainda definimos que as demais gavetas do arquivo metálico seriam ocupadas também com pastas suspensas. Cada uma com um tema específico do arquivo “ativo”, ou seja, aquele mais acessado pela Raquel:
– Gaveta #2: Orientações, Publicações, Projetos, Disciplinas em ANDAMENTO;
– Gaveta #3: Temática, com artigos, textos e anotações separados por temas de pesquisa.
– Gaveta #4: Administrativa, com antigos projetos, documentos da vida institucional, manuais, mapas, eventos e cópias de sua tese e dissertação.

Para ajudar em todo o processo usamos o sistema integrado da UFRN (o SIGAA) e o Sistema Lattes, cujos dados também atualizamos ao final.

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